職場溝通總是不順？５招掌握表達能力與溝通技巧，實現高效溝通！
目錄
為什麼有些人能言善道，但在溝通時卻容易無疾而終？因為溝通是雙向的，一方提出論點，另一方表達想法，在來往溝通中取得共識；若僅單方面闡述，充其量只是在做表達。好比一場網球比賽，必須雙方來回揮動球拍並擊球才能成立，同理，溝通之於表達也是如此。本文將拆解溝通的常見問題，並提供5個實用的表達能力與溝通技巧，幫助您在溝通時如虎添翼，掌握職場致勝關鍵。
為什麼表達能力與溝通技巧很重要？
溝通充斥在我們的日常生活中，從家庭、人際到職場，都需要經過溝通才能繼續運作。而在職場中，溝通不僅限於部門內部，還涉及到跨部門協作、與客戶對談等，差別在於每場對談有著目的難易、複雜程度之分。透過溝通可以做到資訊交流、解決問題、化解衝突，使合作更順暢，進而達成共同目標，並建立起良好人際關係，在職場生涯也能更加順利，因此掌握良好的溝通技巧是職場成功的關鍵之一。
解析３大職場溝通常見問題
每個人所擁有的時間都是 24 小時，如果生活中常常進行無效溝通，除了會浪費寶貴的時間外，同時也耗費大量的心力，無形之中增加這些隱性成本。而造成無效溝通的原因很多，以下解析３項職場常見的溝通問題。
職場溝通常見問題１：答非所問
同事 A：「我們這個項目的進展如何？」
同事 B：「我們的團隊成員最近都很忙，很多人在同時處理好幾個項目。」
確切來說，同事 B 並非回答錯誤，而是在職場上溝通，比起文不對題的談話內容，對談者會更希望能夠直接針對問題核心作討論，因此若想增加溝通效率，必須直接切中要點回答，例如可以透過量化數據來表達目前項目進展到哪階段。
職場溝通常見問題２：沒有重點
談話時偏離重點，或使用大量的語句來回答一個問題，拆解後其實內容可以用2句話概括。這樣容易造成整場對話結束後，一方沒有理解談話目的，另一方也不清楚是否做到完整闡述，甚至無法確定雙方是否達成共識。
職場溝通常見問題３：資訊不對稱
同事 A：「你負責的項目進展如何了？」
同事 B：「我正在做需求分析，還沒進到設計階段。」
同事 A：「需求分析？這部分我已經完成了，我們現在應該在設計階段了。」
同事 B：「我們上次會議沒說清楚吧？看來需要重新確認一下進展和負責人。」
不論是縱向溝通、橫向溝通，甚至是部門內同事溝通都有可能遇到這種狀況。當溝通雙方對於事物的認知有了落差，會隨著時間的推進，理解方向越漸不同，進而產生無效溝通的狀況。
溝通技巧有哪些？５招抓住對談關鍵，成為高效溝通者！
在瞭解職場溝通的常見問題後，接著進入實戰演練，在談話時做到以下５點，便能逐步提升溝通技巧，打造出色溝通力。
職場溝通技巧１：先聆聽後發言
聆聽是溝通能否成功的關鍵因素之一，讓對方把話說完除了是基本的尊重以外，在確定對方表達完後，再給予意見及反饋進到下階段的討論，也是一種同理的展現。如此一來能夠確保整體對談順暢地進行，進而提升達成共識的機率，打造雙贏局面。
職場溝通技巧２：善用架構
在職場溝通時，善用架構能夠確保自身的表達是否清楚，同時提升溝通效率。以下提供由康士藤創立的 TCAA 架構，並以職場中的會議情境做帶入，說明如何將架構實際套用於職場上。
目標／目的（Target）：
在會議開始時，說明本場會議的目的及簡易的摘要，避免預設對方「應該知道」的心理預期。這樣做可以確保所有與會者的認知是相同的，減少資訊不對稱的狀況。
釐清／蒐集問題（Clarification）：
在會議進行時，鼓勵所有參與者提出看法和意見，並同時保持客觀和開放的態度，如此一來能夠讓資訊透明化，減少不必要的誤解，在促進意見交流的同時，也能夠為本次溝通目的打下基礎。
共識方案（Alignment）：
或許在會議上，各方會針對某個議題多次來回論述，容易導致結論失焦，因此可以在會議尾聲做出結論，提出具體的解決方案及下一步行動，讓參與者達成共識，確保每個人都能理解並同意本次的會議結果。
行動（Action）：
最後，依據會議結論執行後續項目，並定期回頭檢查進度，確保沒有偏離先前已達成共識的解決方案，如有偏差，則必須重新釐清問題和調整方案，直至達成目標。
職場溝通技巧３：整理思緒
在接收資訊後，將欲表達的語句，經過整理後再發言，在腦中釐清的過程能夠使思緒更加清晰，在反覆思考的這段時間也能過濾掉非必要傳達的資訊，同時降低答非所問的狀況發生。
職場溝通技巧４：給予回饋
溝通時多少會遇到無法理解對方話語的狀況。這時給予回饋就變得至關重要，透過即時且真誠的反饋，表達出自己的困惑，從而尋求更清晰的解釋或補充資訊，以確保有效溝通。相反地，若是整場談話下來，感受到對方的邏輯清晰、口條良好抑或是條理分明，也可以適時的給予回饋，表達自身對於本次溝通的專注以及重視，同時有助於建立彼此的合作意願。
職場溝通技巧５：善用非語言訊息
溝通除了語言的表達以外，還包含肢體語言、表情、眼神和語調，能夠豐富在言語溝通上無法完整的內容。例如輔助言談的手勢、使對方感到友好和善意的微笑、在溝通中適時直視對方，能夠進一步表示尊重，以及視溝通內容不同，使用堅定或是柔和的語氣來搭配言語內容等。這些都能幫助對方更好地理解溝通意圖，進而加速溝通的效率，是一種強大且直觀的溝通技巧。
康士藤獨創 TCA 溝通４策略，利用系統提升溝通成效
TCA部屬發展與指導系統，是以T（目標／目的）、C（釐清／蒐集問題）、A（共識方案）、A（行動）4要素搭建出溝通框架，並利用 TCA 部屬發展與指導課程 依據產業特性打造情境，因材施教培養部屬能力，系統性地替企業團隊導入溝通技巧。另外搭配課程書籍《TCA 卓越領導勝經》作為指導方針，包含４大溝通策略及３種回應技巧，每個章節透過案例輔助觀念，使團隊成員快速上手溝通要領，幫助您如虎添翼般地打造出高效團隊。
你必須登入才能發表留言。