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團隊溝通的常見問題與解決方法

團隊溝通與團隊合作
 

撰文◎康士藤管理顧問公司 吳政哲

團隊溝通的重要性

跟人相處經常會出現一些衝突,特別是當你不了解對方的用意時,單看對方的行為是容易誤解的。

有一次團隊課程的活動中,總經理與副總共同參與其中一個小組活動,總經理很認真的跟幾位夥伴在教室的一個角落,討論如何解決這個活動所遇到的問題;後來我走到另外一個角落,卻發現副總在一旁跟另一群夥伴討論其實應該要這樣解決問題,不過跟總經理提了卻不被認可,這也是後來副總乾脆默默退到一旁的原因。

當下我就先喊暫停,請大家都先不要動,觀察一下目前團隊各自站的位置,然後問大家看到什麼?

夥伴們的回答是,總共有四個區域,以總經理為領導的一群,以副總為首的一群,另外還有一群也認真的在討論,而有一群的組成是三三兩兩散著站的,他們是在等待這三群看哪一群先有決議,再配合決議執行的一群。

後來我讓每一群分享一下各自剛剛在忙些什麼,總經理跟副總就各自說了他們在忙什麼,不過很明顯副總並沒有把剛剛私下的想法講出來,所以我直接點出副總還有一個見解沒講,然而副總還沒講完,總經理就說這種方法不可行,剛剛已經討論過了。

接下來現場一片安靜~

講師引導團隊對話

我問總經理:能不能重述一次副總他的方案?

總經理講完後,我再問副總這是不是你原本想表達的?

副總說:這不是我的想法…

我也問了副總,剛剛總經理提的方法背後的用意與考量是什麼?

副總說:其實不太清楚,但我覺得他的方法沒有我的好~

接下來現場雖然還是安靜,但大家的眼睛相當專注,似乎開始察覺到了什麼~

因此我問全體學員(都是主管),剛剛這段對話:

你們看到或聽到什麼?

如果你是客觀的第三者,請問一下誰對誰錯?

真實的工作中有沒有類似的情境?

當下你是怎麼看待與因應?

當雙方意見有衝突時,怎樣做才叫對話? 怎樣做其實只是各說各話?

怎樣才能讓各說各話變成對話?

職場團隊合作心得

隨著團隊成員的反思與回應,開始看到團隊真正的對話,這時團隊沒有分群,沒有官位大小、沒有專業差距,經過一段時間的討論,大家總結出以後團隊溝通要留意的是『待人先懂動機,處事先看目的』。

具體的行動就是,未來在團隊對話的過程,要先理解對方的動機,傾聽對方的用意,釐清共同的目的,當資訊都透明也被共同理解時,再來尋找共識的解決方案,團隊對於這樣的共識才會有承諾度,執行的成敗也才會讓團隊願意共同承擔!

後來這個遊戲本身有沒有完成大家已經不在意,但卻成為一個團隊合作範例,因為更在意怎樣才能讓平常的衝突變得具有建設性!

後來我就把這段話『待人先懂動機,處事先看目的』記錄下來,對我自己很有幫助!

溝通的定義從理解動機開始

其實,無論是動機還是目的,就是所謂的” Why “。

跟人溝通時,無論是對下屬還是跨部門,特別是遇到衝突時,先不要檢討對方的行為,先了解對方心中的動機,比較知道他這個行為背後的出發點與用意,可以減少不必要的誤會!

對事溝通時,無論是對下屬還是跨部門,特別是意見相左時,先不要急著展開行動,先定義問題在哪裡,先對焦做這件事情背後的目的為何,再來展開方案與方法,可以減少不必要的瞎忙~

如此一來,團隊溝通才能展開真正的對話,建立信任基礎!

康士藤管理顧問公司 副總經理/資深顧問/講師 吳政哲

作者介绍

內部講師培訓專家/康士藤管理顧問公司 副總經理/資深顧問/講師 吳政哲

吳政哲(Roger)老師,現任康士藤資深顧問,在人資領域將近15年管理實務經驗,在內部講師訓有豐富的實戰經驗,授課產業涵蓋科技業、製造業、服務業、媒體業等。Roger老師在教練引導手法和課程結構設計方面深有心得,專精於TTT課程優化培訓、中初階主管發展與培訓、新世代部屬互動與指導、團隊建構與組織文化落實等。