大秘書與小秘書:看見工作價值的差異



撰文◎團隊建構文化落實專家/康士藤副總經理/資深顧問/講師 楊恭茂

故事來自於與一位好友的對話。我好友在一家大型集團擔任某事業單位的執行長特助,執行長辦公室裡還有另外一位秘書。在中秋節連假前的某天,小秘書從老闆辦公室走出來,手裡多了兩盒月餅,跟我好友一人一盒,並且開心地說,「今年老闆對我們太好了吧?!這幾天陸續把友人送的月餅禮盒轉送給我們。」

我好友打趣地回應說:「你知道老闆為什麼今年這麼好嗎?送給我們好幾盒月餅?」

秘書:「難道是我們今年工作太忙碌、太累,老闆慰勞我們?」

特助:「我們每年都很忙碌呀,為何要今年特別慰勞我們?」

秘書:「……………」

特助:「很簡單!你沒發現,今年老闆收到的禮物,幾乎全是月餅、柚子。往年的禮物則很多元,包含酒類、擺飾、個人用品等。這些特別的禮物幾乎都偏向量身定制,他當然不好分送給我們。但今年可能疫情關係,成本緊縮了,所以送禮就以主流的月餅、柚子為主,老闆怎麼可能吃的了這些東西?」

秘書:「原來是這樣啊!我都沒想到這一層的關係」(這時秘書桌上電話響了,一樓櫃檯同仁通知他過去再領執行長友人送來的月餅禮盒。)

工作價值為何?

我好友跟我分享這個故事的同時,就是拿著一盒月餅給我。我覺得這個故事太有趣了,可以直接連結到日常課程中我與學員經常討論的主題之一:員工如何定位與發揮自己的工作價值!故事中出現的「特助」與「秘書」,就是最佳案例!這兩個人所看到的「事實」是一樣的,但判斷與解讀的過程卻差異很大,這是為何?最主要還是來自於工作習慣與工作思維。小秘書平常的工作都由老闆直接下指令,然後回報工作進度,所以秘書的好處是,在疫情之前老闆經常出差,只要老闆不在辦公室,那幾天就是她的好日子。久而久之,小秘書養成了一個工作習慣,就是工作一定是由老闆或是特助交代,而平常展現的工作思維就是完成與回報,但如果遇到問題就往回問該怎麼做,基本上就是個「執行者」的角色,比較需要一個口令一個動作。

然而我這位特助好友就不同,一樣是由老闆交代工作,但她習慣與老闆先溝通這件事情的重要性、與其他部門的關聯性,甚至先提供想法與老闆核對是否符合他的期待。而在執行過程中也不時搜集其他具有影響性的資訊,整合研判、建議做法、回報進度、確實執行。這樣的工作習慣讓他越來越清楚老闆想要的是什麼,因此所提想法也較易契合老闆心中所想。這樣的工作思維讓她在執行過程中一旦遇到問題,或是有臨時緊急事項,會先判斷事情的輕重緩急、影響大小,進而向老闆建議先做哪些事情、哪些事情先放著。久而久之,擁有這樣的特助讓老闆不依賴也難。

工作價值定義

針對上述所提到的「工作習慣與思維」,如何看待工作的價值,筆者常用一個「3K模型」來與學員分享。(見下圖)如果工作中我們經常需要聆聽較為清楚的指令才能做事(Know-what),久了之後就容易成為一位「執行者」,執行者沒有不好,每個組織都需要執行者。但一直當執行者將會出現一個風險,就是「被替代性」將會拉高,只要聽得懂指令的人都可以做,這就凸顯執行者背後所展現的價值偏低。但如果我們在收到指令之後,會經常思考過去有沒有類似的執行案例、怎麼做可以更好、老闆會更希望什麼樣的成果等(Know-how),這時候就成為一位「問題解決者」,在一次又一次的經驗積累後能夠面對更為複雜困難的工作與問題,進而提高被組織的依賴性,同時也降低其「被替代性」。當然,如果想要展現更高的工作價值,在我們收到工作指令後,會去思考為何這時組織需要做這件事情?這件事情與組織當下的目標有何關聯?這件事與其他重要工作的連結為何?總是站在更高的視角看待每一份工作事務(Know-why),這時候就會成為一位「思考判斷者」,更能提出組織所需要的決策選項、並且分析各個選項的利弊得失,組織對於這樣人才價值的需求絕對是拉到滿格,當然也很難被替代。

3K模型

工作價值所在

要拉高自己的工作價值與被依賴性,必須從日常許多小地方開始著眼。每一件工作其實不只是獨立單一的事情,這件工作絕對與其他工作有所關聯,試著找出關聯性,同時定位出這項工作與組織目標的關係,盡可能透過自己的努力不只是完成手上被交付的這件工作,更是站在幫助組織達成成果的基礎上來行事,這樣的角色其實就與其他同仁、其他部門都串連起來,在思考工作的視野、角度也會同步拉高,最大的好處就是工作起來絕對是成就感、價值感滿載!所以我經常鼓勵學員千萬不要把自己當成只是「小螺絲釘」,因為這個認知容易把自己框住而陷於被動的境地,遇到問題則容易發出「我也沒辦法」的無奈與消極,自然價值感、成就感會越來越低落。


楊恭茂

作者介绍

團隊建構文化落實專家/康士藤管理顧問公司 副總經理/資深顧問/講師 楊恭茂

現任康士藤資深顧問,從事體驗式培訓工作達10餘年,近年來頻繁往返兩岸為企業、政府機關協助團隊建立與領導力相關培訓,為兩岸知名體驗式培訓專家,擅長以體驗式培訓傳遞態度與觀念,專精於體驗式培訓揉合組織文化落實與團隊建構。


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