企業專欄

給予式溝通:創造更為積極的對話循環

撰文◎團隊建構文化落實專家/康士藤副總經理/資深顧問/講師 楊恭茂

 

今年授課的主題裡,有好幾堂課程都談到溝通這項主題,這也是教育訓練市場上永遠不褪流行的主題之一,原因是許多職場工作者都深陷溝通的負向循環:跟上司、同事、下屬難以有效溝通,工作無法有效完成,導致成果不彰,甚至影響自己的情緒與工作動力。如今在變動不斷的內外部環境下,打造良好的溝通氛圍,是每個團隊不變的需求。筆者在這邊提出一副良帖:給予式溝通。團隊成員在與他人互動時盡可能秉持「給予式溝通」的原則,團隊內的對話氛圍將形成正向的互動循環。

何謂「給予式溝通」?亦即在溝通立場上,是以幫助他人創造價值為基礎、是以維護團隊利益為優先的原則。美國華頓商學院教授格蘭特(Adam Grant)在其主要的組織行為研究裡,揭櫫了人與人的互動關係有三種模式:

  1. 索取者:凡事總先考慮自身利益,而非他人需求。此取向的溝通模式總是「索要」多於「提供」,溝溝前先評估自身會獲得什麼利益。例如工作中經常出現的跨團隊專案,常會有專案主持人抱怨有些部門派來的參與者不是最佳人選,而是「派公差」的虛應了事,這是因為若干部門主管在評估這項專案時,覺得與部門績效考核項目關聯性低,因此重視度不佳,在部門的工作優先順位上自然排後。
  2. 給予者:較為重視他人的利益,經常是「提供」的作為多於「索要」,溝通前先評估自己可以如何幫助他人來獲得更高的價值。延續上述的跨團隊專案例子,一位「給予型」部門主管在評估參與人選時,先釐清該專案的目標、預期成果以及與對組織的價值,派出最佳人選,甚至會用更多的時間、知識技能、相關資源來卻確保專案達標。
  3. 互利者:凡事以「互相」為原則,強調自保,溝通前會期望在幫助他人之後對方能有所回饋,讓對方欠他人情,「提供」與「索要」之間變成一種對價關係。再次運用上述案例,一位「互利型」部門主管在選擇人選時,會先評估該專案主持人跟自己部門的關聯性,目前有哪些工作可能會需要他的協助,據此來決定派遣人員以及投入度的高低。

 

基於上述的分類,可大致清楚不同的溝通原則背後所考量的依據與目的有其差異。在格蘭特教授的研究裡,發現大部份的人可能都兼具這三者的互動模式,就是每個人在職場上扮演著不同的角色,與不同對象互動時會有不同的相處模式。例如你在面對組織進行績效考核時,對主管的溝通態度很可能採取「索取者」立場多一些;在面對跨部門的溝通時,習慣採用「互利者」立場;在面對單位內跟你關係良好的後輩,變成傾囊相授的「給予者」。在這些不同的溝通模式下,自然導致截然不同的互動氛圍。「索取式溝通」在確保自身利益的前提下,索要的姿態與背後的算計會非常明顯,較容易形成你輸我贏的零和與對立的緊張局面。「互利式溝通」則是先評估「做這件事我可以獲得什麼好處」為前提,有好處我就多做一點、沒好處我就少做一點或甚至不做,在工作中總是要求公平對等,溝通的氛圍較容易陷入拉扯與討價還價。本篇文章所要鼓勵的「給予式溝通」,出發點是盡可能幫助他人提升價值。如何展現這樣的溝通作為?簡單舉個例子:

部門來了位新進同事Eric,某天被老闆交付了一項任務,需要參考之前的執行資料與做法,老闆建議Eric可以先請教部門內的前輩。Eric先找了部門裡最資深的同事David,David面有難色地回應說自己手上也有事在忙,沒時間協助,請Eric去找別人問問。(這狀況可以判斷David的類型通常是索取者或互利者)。

Eric後來找到另一位前輩Amy,Amy說她他知道這個專案,但沒有參與太多因此不太清楚細節,但Amy帶著Eric在公司公用硬碟裡搜尋相關資料與文件,並跟Eric解釋這案子的來龍去脈與執行狀況,但因為Amy手上還有事情急需處理,問了Eric下班後有沒有時間繼續討論,Eric懷著感恩的心情答應。在此案例裡可以清楚知道Amy就是位「給予者」,整個過程都是採取「給予式溝通」。Eric受到這樣的協助,不僅對專案的前後因果有更清楚的了解,同時也逐漸熟悉一些公司內部運作的原則與眉角,對於融入組織有很大的幫助。

 

除了上述案例,跨單位協作時有夥伴主動提供資源與協助、執行專案時出現問題有夥伴主動挖掘原因、協調思考解決方案等,都是很明顯的「給予式溝通」做法。在短時間之內,「給予式溝通」容易讓人誤以為有「犧牲小我、完成大我」之感,但「給予型」立場者並不會覺得這樣的付出是犧牲,甚至整個溝通過程會樂此不疲,讓對方感受到滿滿的善意與溫暖。這樣的舉動將促使「互利者」也回報類似的舉動,讓「索要者」降低其影響力,進而提升整個互動過程的正向性與積極性。換言之,「給予式溝通」反而創造了更為巨大的正向影響力,推動著團隊前進。「給予式溝通」在取得對方或團隊的認可與肯定後,不管對於團隊內部情誼的建立、互動的氛圍、工作的分配協作、任務執行的效率,都能得到提升。真正得到利益的,不僅是自己,同時也把餅做大,讓人人都享受到紅利。

 

 

作者介绍

團隊建構文化落實專家/康士藤管理顧問公司 副總經理/資深顧問/講師 楊恭茂

現任康士藤資深顧問,從事體驗式培訓工作達10餘年,近年來頻繁往返兩岸為企業、政府機關協助團隊建立與領導力相關培訓,為兩岸知名體驗式培訓專家,擅長以體驗式培訓傳遞態度與觀念,專精於體驗式培訓揉合組織文化落實與團隊建構。