企業專欄

疫情爆發下,如何陪伴團隊與自己克服三項不確定性

撰文◎團隊建構文化落實專家/康士藤副總經理/資深顧問/講師 楊恭茂

 

五月上旬開始,台灣新冠疫情再度爆發,短短10天內累積本土病例超過5000例,嚴峻情勢遠超去年初的第一次爆發!這樣的情況再度對許多組織與個人帶來衝擊,甚至對許多行業而言是個洗牌的關鍵局勢,如何度過這段期間,成為企業能否持續與永續發展的關鍵節點!這段期間,已經或將會發生許多不確定因素,甚至是不利因素,事實上,「不確定性」原本就是VUCA時代(Volitility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity)的基本要素之一,只是新冠疫情將這些不確定性因素的影響力迅速擴大與增強,甚至對部分人而言可能導致醫學安寧照護上所提出的「預期性的悲傷」(anticipatory grief),人們會對於還未發生卻已預期的負面事情而先行感到悲傷難過,這樣的情緒可能會延伸更多的無力感與壓力感。

 

對於這些不確定性因素,就組織、領導者、每個人而言,可概要分為三類:

  1. 對社會而言遭遇疫情發展的不確定性:由於疫情快速爆發讓人措手不及,變異型的新冠病毒狡猾與傳播力更甚去年,前衛生署長楊志良先生就悲觀直言:「嘉玲(+0)已經嫁人,恢復正常生活至少得到明年。」筆者並非專業因此無法預測疫情後續發展,然而每日媒體上的諸多即時報導、政黨與政治人物之間的大亂鬥、每日持續數百例本土病例與不斷上升的死亡案例,確實容易讓人心慌意亂,對於疫情局勢總覺看不到盡頭。
  2. 對組織而言遭遇團隊與人員管理的不確定性:全台因為疫情的三級警戒,各級學校停學但未停班,許多組織透過人流管控、在家工作來即時因應。雖然有去年一段時間的嘗試,然在家工作形式對許多人而言依然陌生不習慣,且對家有小孩的父母而言更是嚴峻衝擊,我們已經可以從許多社群媒體上看到父母們的哀嚎。這樣的不確定性衝擊組織原有的工作規劃與進程,打亂團隊裡原有的工作與溝通模式,影響每位成員原有的工作步調。
  3. 對個人而言遭遇工作與生活的雙重不確定性:這一點相信每個人都深有所感。例如筆者從五月中開始在家工作,由於太太仍須進公司上班,在家就得面對「一打二」(兩個小孩分別為13歲與6歲)的局面。過程中需要幫助小孩適應線上學習、安排每日生活步驟等。但對於自己的時間則幾乎碎片化,較難有完整時間來完成工作與參與會議,這樣的不確定性也導致在過程中也容易分心與被切斷之感。

 

面對這些不確定性,並無藥方可解,如同過去授課過程中,筆者引導學員在面對工作上的困難與挑戰時,定會遭遇許多「可控因素」與「不可控因素」,當我們努力聚焦「可控因素」,可讓自己與團隊變得更為正向、積極、找方法面對。倘若過於聚焦「不可控因素」,則易讓自己產生消極、無奈、想逃避的情緒與感受。上述不確定因素裡,依然存在許多「可控因素」與「不可控因素」,若能加以盤點,盡力把焦點放在我們可以掌握的「可控因素」,相信能讓自己快速擺脫無奈之感,調整回正常的生活與工作步調。

  1. 確實掌握防疫原則,對疫情局勢保持關心而不走心:其實防疫原則大家都清楚,關鍵在於能否確實做到,我們無法預期疫情會如何發展,至少我們清楚透過嚴格履行防疫措施來保護自己與家人,也不影響他人。每日的疫情發展仍須保持關心,但避免觀看太多疫情亂象報導而導致自己情緒受影響。
  2. 組織對原有工作進一步盤整與調整進度,透過具體溝通讓成員安心與提升信心:由於工作模式改變肯定會影響原有任務進行與期程,網路上已有許多專家提出因應之道,本文就不贅述。需要提醒的是,組織在進行溝通時一定要確保透明與即時,可以提供哪些援助措施等,都可以降低員工心理的不確定感。筆者有位經營多家餐飲品牌的好友在疫情爆發後幾天,對員工發送一封親筆手寫信函,除了信心喊話之外,更提出四項承諾與保證:(1) 年中考核與調薪不受疫情影響;(2) 受疫情影響生活的同仁可預支部分薪水;(3) 因疫情衍生重大困難者可另申請專案大額補助;(4) 保證決不因疫情損失而進行裁員。我們都知道這一破疫情對餐飲業是一拳致命重擊,但組織與領導者若能有這樣的溝通與承諾,相信安撫的不只是員工心理,而是大幅強化團隊面對挑戰的決心與同在一條船上的革命情感。
  3. 逐步嘗試與調整個人生活與工作的時間配置:原有生活與工作模式被迫改變,帶來諸多不舒適感、甚至引爆情緒與壓力。如何抒發情緒與壓力本文也不贅述,網路一樣有許多資源可參考。面對挑戰勢必得有所改變,而改變無法立竿見影,只能逐步嘗試、調整、優化、適應,讓自己找回掌控權。例如筆者因為有幼稚園小孩,因此陪伴小孩玩樂與學習成為我的日常。但我的工作還是必須盡快回到正軌,連續幾日嘗試不同方法來調整工作步調。目前因應方式為一早五點半起床工作,通常在小孩起床前至少有三個小時是「完整且不受干擾的時間」,效率奇佳,此法提供給各位參考。(當然運用此法的前提就是必須先把生理時鐘調成「早睡早起」模式。)只是筆者還在尋找對應之策來一邊參與長時間的會議、一邊安撫不耐的小孩。(建議會議時間盡量控制在60分鐘內結束)

 

作者介绍

團隊建構文化落實專家/康士藤管理顧問公司 副總經理/資深顧問/講師 楊恭茂

現任康士藤資深顧問,從事體驗式培訓工作達10餘年,近年來頻繁往返兩岸為企業、政府機關協助團隊建立與領導力相關培訓,為兩岸知名體驗式培訓專家,擅長以體驗式培訓傳遞態度與觀念,專精於體驗式培訓揉合組織文化落實與團隊建構。