打破部門本位,團隊裡的溝通文化是關鍵

撰文◎團隊建構文化落實專家/康士藤副總經理/資深顧問/講師 楊恭茂

日前參與一場課前對焦會議,客戶總經理親自到場,他期待該次訓練課程能讓公司所有參訓主管打破本位主義,願意站在公司的角度看待事情。總經理提了一件當時發生的案例來說明。研發單位因為要研製新產品,採購一批新材料並放置於工廠某處。同時工廠因為製程需求而需要空間,要求研發單位把該批材料移走。該事件再次引起了研發與製造兩個單位間的不愉快!(總經理補充其實日常營運中經常就發生這些小事,導致不愉快加深。)總經理很無奈地說這其實是很小的事情,但為何總是引起各方不滿情緒,因此期望透過這次的團隊訓練來加以解決。

坦白說,我的訓練無法解決這些情緒議題,這些過節都是積累而來,很難用一場訓練來消除。但我們更要關注的是,為何一件件的小事為何總是引發相關同仁的不滿情緒?難道大家心眼都這麼小嗎?同在一家公司就不能多一些敦親睦鄰嗎?究其原因,這樣的小事積累成大情緒,都是「穀倉效應」(silo effect)在背後作祟。發生「穀倉效應」的企業,各部門就像內部公司,擁有各自的管理層、自負盈虧,部門間不清楚彼此在做什麼,就像一座座高聳又封閉的「穀倉」(silo),僅專注於部門盈虧而非公司整體利益,最終導致企業走下坡。其實上述總經理所舉的案例,就是公司裡發生「穀倉效應」的實例,這樣的效應就像病毒擴散一樣發生在許多營運環節裡,日積月累下又堆高已有的「穀倉」,導致內部要解決跨部門議題時需要耗費更多心力。

一般咸認「穀倉效應」容易由組織分工導致,然分工是現代企業經營的必要,不管是功能性分工還是工作屬性分工,甚至還有近代流行的「矩陣式管理」。組織分工是必要,那如何促成單位之間的協作而避免「穀倉效應」?最佳解方實為打造健康的組織內部溝通文化!就上述客戶總經理所提案例,在有效的溝通之下,製造單位若先清楚研發單位為何採購該批原料,而這些原料未來也可能進到產線,因此可事先規劃可能的儲放位置。就研發單位而言,倘能先清楚工廠當下的空間規劃需求,也能夠避免將原料堆放於可能被運用的空間裡。解方就是這麼簡單,但這樣的溝通過程要能發生在企業裡,正是需要健康的組織文化來促成:

  1. 各部門間在定期的會議裡願意主動分享各自重要工作,同時願意彼此給予回饋與建議。
  2. 在關係到其他部門的工作上,願意事前與其他部門充分溝通,再規劃後續作業。
  3. 更重要的是,各部門對於組織目標是清楚透明的,同時也能夠將部門工作目標與組織目標有效「連結」(alignment),這樣的連結就讓部門之間的目標產生更高的關聯性,而非獨自運作的穀倉。這部分就需要組織裡的各級主管不斷透過top-down的溝通方式來達成。

如同著名的社會心理學模型「周哈里窗」(Johari Window)所述,人我互動過程中「開放區域」(Open Area)越大,將會創造更好的交流環境,而要打開「開放區域」,最好的做法就是願意自我坦承、接受他人反饋的互動模式,進而消除「盲目區域」與「隱藏區域」。其中,「隱藏區域」就是組織發生「穀倉效應」的關鍵推手,很多事情只有部門自己清楚,對於其他部門事務一概不知,導致日趨嚴重的部門隔閡。因此,要打破「穀倉效應」,就需要打開組織裡的「開放區域」,最佳切入點就是打造組織內部健康的溝通習慣與文化。

 

楊恭茂

作者介绍

團隊建構文化落實專家/康士藤管理顧問公司 副總經理/資深顧問/講師 楊恭茂

現任康士藤資深顧問,從事體驗式培訓工作達10餘年,近年來頻繁往返兩岸為企業、政府機關協助團隊建立與領導力相關培訓,為兩岸知名體驗式培訓專家,擅長以體驗式培訓傳遞態度與觀念,專精於體驗式培訓揉合組織文化落實與團隊建構。