企業專欄

遠距工作,落實績效管理良機

撰文◎康士藤管理顧問公司副總經理 林行宜

疫情當前,為防疫考量,組織內採取在家遠距工作的比例激增。由於彼此碰面及溝通的頻率降低,主管看不見、盯不到部屬的具體工作狀況,心中不安與不確定感油然而生。

其實,所謂危機就是轉機。遠距工作模式,正是主管可藉以提升績效管理技巧、落實績效管理制度的良機。

過往,有些主管不太重視績效管理。不僅期初目標設定不精確,期中追蹤也不到位,期末面談雖然不好談,但因彼此日常還是有盯哨、碰面督導及會議的機會,多少還是對部屬的工作狀況,有一定的印象及掌控度。

然而,遠距工作之後,無法看見部屬的工作表現狀況,平時只需要走幾步路就能溝通釐清的問題,得耗用更多的時間,還不見得說得清楚、講得明白。績效管理技巧的精熟及落實,就顯得格外重要性。

首先,就目標設定而言,若主管未於期初,設定相對明確的目標,且建立主管及部屬對於目標的共識。在遠距工作對談頻率及溝通效率偏低狀況下,極可能差之毫釐、失之千里。等到發現彼此認知落差大,部屬已經做了一堆白工,不僅心情沮喪,更限縮了達成原有目標的時間、資源。

此外,也考驗主管對於目標設定SMART法則(目標設定須符合Specific明確的、Measurable可衡量的、Attainable可達成的、Relevant相關的、Time-Bound有時效性的五大原則)精熟功力。如果偏離SMART法則愈遠,在遠距工作模式下進行期中追蹤時,將更顯得困難重重。

至於期中追蹤時,主管須將每項任務目標,切割成更細項的里程碑(milestone),方便主管及部屬進行階段性對焦及討論,以確保萬一期初目標設定時,出現認知落差,還有機會在短時間內,重新校標、調整方向。而一旦部屬的進度落後時,也能爭取時間,重新調整資源或修正。而不是在最終階段,一翻兩瞪眼,喪失追趕目標的時機。

期中回饋的具體與否,更是遠距工作的追蹤重點。若主管仍維持原有模糊不清的回饋模式,在遠距工作情境下,將凸顯在判斷及對焦上的困難。因此,為確保雙方對於進度及狀態的理解,得設法讓行為目標的回饋描述,包含情境、行動、結果等結構化敘述,而結果目標的呈現,則得設法可視化或量化。

最後,則考驗主管及團隊,是否將績效管理的「當責主動」精神,內化為自己的DNA。在遠距虛擬團隊情境下,為達成團隊共同的成果,主管及成員們得充分展現當責及主動的行為,彼此督促、提醒及銜接,否則,掉棒及漏接的機率,將遠大於一般實體團隊。

未來,若疫情趨緩,團隊又回至原本的工作模式,而主管已練就了精熟的績效管理功力,團隊已養成了當責互動默契,這樣的主管及成員,面對更為挑戰的目標時,當能更從容以對。

 

作者介紹

康士藤管理顧問公司副總經理  林行宜

耕耘人力資源領域近二十年,協助企業建立人力資源體制、發展人才培育機制,擅長融合多元教材工具,客製符合企業需求之培訓模型,並轉化為學員容易吸收及應用的素材,提升學習效率及效益。此外,基於多年在選才、育才、用才、留才的諮商與輔導經驗,能依據主題引導及舉例,搭配兼具幽默與溫暖的授課風格,營造愉悅互動的學習氛圍,讓學員深刻感受具生命力的教學體驗,激發正向與持續的學習動能。擔任《經濟日報》「主管經」專欄作家,著有暢銷書《賈伯斯來應徵,你敢用嗎?》。