企業專欄康士藤獨家

期中追蹤,如何使部屬主動匯報

撰文◎康士藤管理顧問公司副總經理 林行宜

績效管理課程中,學員提及:如何在期中績效追蹤時,使部屬願意主動匯報進度與問題呢?

論及主動回報進度之議題之前,應先思考另一個問題,那就是:「為何部屬不願意主動回報進度?」

首先,人性潛在有著工作自主的期待與需求,亦即,由自己控制工作的進度與進展,擁有一定程度工作彈性與自由。而定期回報進度,隱含著工作被監督的感覺,而且,極有可能在回報進度時,被要求調整進度或順序,違反人性對於工作自主性的需求。

其次,主管在部屬匯報時,當發現異常項目或問題時,若採取究責、審問、責備、批判的處理方式。或在部屬說明專案流程時,查問所有的細節及過程,讓部屬感覺不受信任。或針對枝微末節指手畫腳、論斷缺失,使部屬毫無自主發揮的空間,且讓部屬自覺似乎一無是處。這些,都可能是導致部屬將匯報視為畏途的原因之一。

有些部屬,在經歷了不愉快的被查核經驗後,次回,當發現問題時,甚至選擇隱藏問題、故意不回報。其基本思維是,如果回報了,立馬被痛斥一頓,往後的日子裡,主管見一次、罵一回。與其受如此凌遲之罪,倒不如能藏就藏、能躲就躲,等到期末檢核或是瞞不住時,雖會被狠狠罵一頓,但起碼,挨罵的次數與時間比較短。

只不過,由於隱匿不報,不但錯失了處理的先機,等到問題藏不住了、嚴重了,處理起來,得耗費更多時間與精力,甚至,已無力回天。

要讓部屬願意主動匯報,建議可先從心態調整起,讓部屬建立「個人績效,個人應負100%責任」的正確態度。而由於自己為個人績效負全責,因此,當然得由部屬主動向主管回報進度,並尋求主管的回饋與指導。讓部屬了解,定期主動回報工作進度,也是部屬當責的行為表現之一。

此外,在心態及行為調整初期,若部屬尚未養成主動匯報習慣時,可以將「主動定期回報」,設定為關鍵績效指標KPI之一。可提供或請部屬設計匯報的表單及格式,並和部屬約定回報的時間、頻率及內容,然後覆核部屬落實執行狀況,作為績效評量的分數之一。針對能落實執行主動定期回報的部屬,給予獎勵與讚美。對於疏忽、遺漏的部屬,給予糾正與提醒,直至部屬養成主動定期匯報的習慣。

最後,每次進度回報,主管面對部屬匯報問題時的處理模式,也須有所修正及調整。不讓「回報進度」等同被責罵,才不至於讓部屬對於「主動匯報」視為畏途。

定期回報中發現異常項目,不急著究責,先以正向心態,關注原因、了解癥結、給予協助。另外,與其緊抓細節、指手畫腳,不如著重最終成果,並給予部屬發揮空間。而部屬進度若出現進度超前、品質超優、產出遠高於標準值等正向例外時,主管亦需即時給予讚美、鼓勵、宣揚、獎勵。

所謂「過程不管控,結果定失控」,為使部屬的行為模式由「被動查核」轉為「主動匯報」,使過程能受到有效管控,主管需雙管齊下,在部屬心態及主管應對模式上,均須修正及調整,讓「過程受管控,結果不失控」。

作者介紹

康士藤管理顧問公司副總經理  林行宜

耕耘人力資源領域近二十年,協助企業建立人力資源體制、發展人才培育機制,擅長融合多元教材工具,客製符合企業需求之培訓模型,並轉化為學員容易吸收及應用的素材,提升學習效率及效益。此外,基於多年在選才、育才、用才、留才的諮商與輔導經驗,能依據主題引導及舉例,搭配兼具幽默與溫暖的授課風格,營造愉悅互動的學習氛圍,讓學員深刻感受具生命力的教學體驗,激發正向與持續的學習動能。擔任《經濟日報》「主管經」專欄作家,著有暢銷書《賈伯斯來應徵,你敢用嗎?》。