落實當責文化 從主管做起

發表於 分類為「企業專欄

撰文◎內部講師培訓專家/康士藤資深顧問 吳政哲

上次談過推動當責文化的關鍵思維,當責文化的落地不只是同仁觀念上的轉變,更是主管在管理機制/管理風格上的調整,許多夥伴讀後提問主管該如何調整『管理機制/管理風格』呢?

在『管理機制』的部分,有八字箴言:『權責相當、賞罰分明』。

『權責相當』是指,當要求同仁承擔某職責的同時,要授予足夠的權(正式或非正式的給予支援與資源、協助移除可能的障礙);當給予同仁權力的時候,同時要求負起應負的責任。

『賞罰分明』則是依照進度與成果給予立即回饋,除了按照工作成果給予獎酬之外,更重要的是工作過程中給予同仁績效行為的觀察與回饋。

激勵理論裡有所謂的『期望理論』,講的是努力、成果、獎賞、期望的連結,努力有沒有機會帶來成果? 成果會不會帶來獎賞? 獎賞是不是自己期待的? 『權責相當、賞罰分明』就是讓願意投入付出、主動承擔的人,得到主管授與的權與責,得到主管的支持能讓努力有機會化為成果、而且主管眼睛是雪亮的,讓認真的人可以被清楚識別且吃香喝辣,讓不認真的人知難而退、心生謹惕!

相反的,如果主管在管理機制的拿捏上出現優柔寡斷、因人治事的狀況,讓投機者有縫可鑽、有機可趁,讓能者過勞、無能者過老,績效表現無論好或不好獎勵差異度都不高,讓劣幣驅逐良幣,讓績效好的人快速找到工作,讓績效不好的人留下來跟公司永續經營,那就麻煩大了!

在『管理風格』的部分,也有八字箴言:『授權賦能、教練引導』。

『授權賦能』是指擔任主管就像是『園丁』,只要負責挑對種子,負責維護一個適合植物生長的環境,給予陽光空氣水、給予養分、給予足夠伸展的空間、移除障礙(石頭)等,對的種子一落地,自然就會自己開花結果,甚至長成參天大樹。 相對的,擔任主管要避免作為『棋手』,作為團隊中最聰明最有高度的那個人,看起來好像信手捻來、指揮若定,然而當滿盤棋子都要聽你號令的時候才能動作時,已經注定團隊不當責的文化開始生根!

『教練引導』是指主管非到必要(重要又緊急時),不急著自己跳進細節、不急著出手、不急著給答案,同仁有機會做得到的事情,就想辦法引導同仁自己成就之。 一個好的教練要能針對球隊以綜觀全局,又要能夠針對球員以觀察入微,才能夠給予客觀立即的引導,幫助球員自己把球打好,幫助球隊自己形成高績效團隊。

相信大多數主管都清楚管理要懂得授權賦能,要懂得用引導而非命令的技巧,但為何實作上還是會遇到困難呢? 為何不容易做到位呢?

其實只要多做一個動作,就是分析診斷團隊成員的組成屬性,然後再對症下藥,就能收事半功倍之效!

我通常會把同仁分成三類:

第一類是主動積極者(又稱當責者),你只要給他清楚的工作目標,他自己會想辦法準時搞定,而且往往超越期待;

第二類是被動積極者(又稱負責者),你說一動他做一動,你有說他才有動,只會做到剛剛好;

第三類是被動消極者(又稱卸責者),你不管怎麼要求、如何激勵,他都不為所動且表現出抗拒。

 

第一類的同仁較為罕見,通常一個團隊成員組成如果是常態分佈,這類的同仁能夠佔團隊人數的10-15%就不錯了;

第二類的同仁是大多數人的狀態,不至於故意偷懶摸魚,但需要指揮監督才能把事情做好,拿三萬塊的薪水就做三萬塊的工作,領多少錢做多少事,通常佔了70-80%的比重;

第三類同仁大約也佔10-15%的比重,可能是一開始進用就找錯人,也可能他本來只是被動積極,卻因為什麼原因讓他心生抗拒、失去動力,而變成被動消極者。

 

我在上課的時候問主管們,實際上通常會多花時間在哪類的同仁身上? 聽到的答案大多都在第二類。 那我繼續問主管們說這樣的效果如何? 通常得到的答案就是效果不佳而且很累。 因為第二類同仁的人數眾多,真的要一個一個溝通、一個一個管,容易讓主管顧此失彼、事倍功半。

其實最佳的做法是先從第一類同仁著手,落實『權責相當、賞罰分明』,給予這群當責者舞台與機會,讓他們吃香喝辣甚至升官發財,一則可以留下這群重要人才的心,二則可以刺激第二類同仁有為者亦若是的看齊,只要能夠影響第二類同仁的其中一半(30-40%)願意往第一類同仁邁進,主管再針對這群同仁給予『授權賦能、教練引導』,其實就已經掌握了近半或過半的人才與向心力。 這個時候剩下的第二類同仁與第三類同仁,也會思考需要更加努力,再不然只好選擇離開(我通常會開玩笑說,最好鼓勵第三類同仁去競爭對手那邊上班,可以瞬間削弱對手的整體戰力)。 而這個時候部門內就有超過一半的當責者,剩下30-40%的負責者雖然被動卻也積極,也能按部就班完成SOP與指派任務,而卸責者會自然流失。

屆此,當責團隊已然成形,團隊的動力也呈現正向循環,主管就可以放手讓團隊自己運作,就可以撥出更多時間去做更多更高更遠的規劃了!

最後,提供主管一個可以自我評估的指標,反思是否已經帶出『當責團隊』:

1.當主管不在時,同仁們依然朝向同一個方向,各自努力、主動積極。

2.當主管在的時候同仁們才努力,主管不在時同仁們則被動等待。

3.就算主管在的時候,同仁們也是被動消極。

 

您是哪一類主管?

作者介紹

內部講師培訓專家/康士藤資深顧問 吳政哲

吳政哲(Roger)老師,現任康士藤資深顧問,在人資領域將近15年管理實務經驗,在內部講師訓有豐富的實戰經驗,授課產業涵蓋科技業、製造業、服務業、媒體業等。Roger老師在教練引導手法和課程結構設計方面深有心得,專精於TTT課程優化培訓、中初階主管發展與培訓、新世代部屬互動與指導、團隊建構與組織文化落實等。