如何有效推動內部講師制度

發表於 分類為「企業專欄, 康士藤獨家

撰文◎內部講師培訓專家/康士藤資深顧問 吳政哲

即使在相同的產業,不同的企業都有不同的成功關鍵因素,都累積了不同的Know How,這些是從企業外部難以尋得的。 因此企業意識到,許多重要的核心觀念與關鍵技能都在自己的員工腦袋裡,難以從外部顧問或講師學習取得,也因此企業會思考培訓內部講師,進行知識技能萃取與經驗傳承,讓這些核心觀念與關鍵技能可以在企業內部擴散,成為學習型甚至教學型組織。

然而,許多企業在推動內部講師制度時,往往遇到來自於主管及內部專家的阻力,這些阻力大致可以分成三種類型:

首先,是來自於『能力面』的阻力:會講中文不代表會教中文,會開車不代表會教開車。 許多內部專家手邊累積了許多專業素材、簡報資料,進行專業報告游刃有餘,然而如果單純使用簡報的技巧來上台教學,效果可能會有所折扣,學員的反應與學習效果可能不如預期,久而久之內部專家失去成就感,也成了抗拒授課的原因之一。

就筆者講授『內部講師培訓』的經驗中,發現多數學員擔心的問題不外乎這幾個,例如:如何打破冷淡的教室氣氛、如何提升學員學習動機、不知道如何設計有邏輯的課程架構、不知道如何帶領活動、時間速度掌控等,都屬於『能力面』的困擾。

再者,是來自於『動力面』的阻力:內部專家通常也都是公司中較資深、專業能力較強的同仁,而這些人往往都是公司重要的骨幹,一則平常他們的工作壓力大、時間緊湊,二則他們的主管也都很倚重這些內部專家,不太願意把人放出來授課。 因此,內部專家寧可選擇把時間花在工作專業上,也不太願意擔任內部講師,『正職』的工作都快沒時間做好了,那有空再負擔『兼職』的工作?

要把課程教好,的確需要花費許多時間備課與精進授課技巧,而時間剛好是內部專家最稀缺的資源,這也是內部專家擔任講師的『動力』低落的主因之一。

最後,是來自於『制度/文化面』的阻力:制度/文化面的不利因素不外乎:高階主管對於學習與教學的支持度不足、各級主管沒有以身作則示範、跨部門學習交流的氛圍低迷、考核/升遷與獎酬機制未與內部講師制度連結、公司的軟硬體環境沒有配套支持等,都會影響內部講師制度的推動。

上述的『能力』『動力』&『制度文化』三個面向,其實也會相互影響、互為因果,如果要跨越推動內部講師制度的阻礙,必須三管齊下。

即使有這些阻礙,大多數的企業還是希望推動內部講師制度,筆者建議可以從以下六個關鍵原則與步驟開始思考。

一、以問題驅動:企業經營勢必會遇到各式各樣的問題與挑戰,對外有市場、科技、政經環境、競爭對手、客戶期待等的挑戰,對內有文化塑造、價值理念深化、職能推動、人才留任與培育、組織發展等的議題,可以選擇幾個企業最優先要面對與處理的『痛點』,如果這個痛點是可以透過內部專家的經驗傳承與教育訓練來解決的話,就可以借力使力,促使高階主管看見內部講師制度的亮點,進而支持推動相關制度。

二、結合單位主管利益:從80-20法則來看,要推動內部講師制度,不需要一下子全公司一起推動,可以挑選適合的單位來優先實施。 例如:某單位可能因為需要開拓新市場、可能因為人才有斷層,因而需要招募新人與培育人才,這個時候就可以順勢邀請該單位主管支持及參與培訓內部講師,而且因為是從單位主管的利益點出發,所以不會覺得好像在配合HR完成專案,反過來變成是HR協助主管完成他的專案,主管會很樂意支持,接下來就事半功倍了!

三、進行培訓:培訓前,透過與單位主管討論並列出要解決的問題,確認那些問題可以透過教育訓練來解決,再決定開課的主題與對象,然後請單位主管推薦適合的內部專家;培訓中,HR邀請適合的老師來開設『內部講師培訓』課程,要清楚地讓老師知道這個專案要達成的目標,並客制設計適合本次專案的課綱與教材,HR可於培訓中觀察與督促訓練落實;培訓後,HR協助內部講師產出教材、製作教具、準備文具等,參與內部講師授課且適時給予回饋,幫助內部講師建立信心與維持動機。

四、建立小型成功經驗:要全力促進這個單位的內部講師成功,解決當初設定要解決的問題,讓這個單位變成成功樣板。

五、經驗複製:專案結束後一定要進行複盤,檢討與修正第一次專案的經驗,把好的經驗保留下來,把錯誤的經驗做為下次改善的基礎。 接著邀請第二個有興趣的單位,推動第二次專案。 大約在第二或第三個專案成功之後,因為看到幾個單位受惠於內部講師制度之後,就如同創新擴散的原理一樣,接下來其他單位也會開始從抗拒與觀望轉而支持,甚至還有許多單位會抱怨,為什麼還沒輪到我們單位培訓內部講師? 這個時候,本來HR推動內部講師制度是擾民,現在變成組織內部的人才發展顧問,工作應接不暇了!

六、形成制度:最後才是把這些成功經驗標準化&文件化,寫下包含:內部講師遴選、培育、考核、認證、獎酬等機制。 甚至接下來可以系統化&自動化,讓學習制度更加完備!

不得不說,有許多企業一開始推動內部講師制度時,就先急著建立制度,花了很多時間、問了很多標竿企業、參考了很多制度辦法,終於完成制度設計且通過高階主管簽核。 然而制度正式上路之後才發現困難重重、才發現部門主管不買帳、才發現內部專家不支持,就算順利開設內部講師培訓課程,學習參與度與學習成效也不彰,最後內部講師開課品質不佳、開課時數不足,內部講師制度最後也只能束之高閣。

以上經驗分享,希望對各位人資好夥伴有所幫助!

 

作者介紹

內部講師培訓專家/康士藤資深顧問 吳政哲

吳政哲(Roger)老師,現任康士藤資深顧問,在人資領域將近15年管理實務經驗,在內部講師訓有豐富的實戰經驗,授課產業涵蓋科技業、製造業、服務業、媒體業等。Roger老師在教練引導手法和課程結構設計方面深有心得,專精於TTT課程優化培訓、中初階主管發展與培訓、新世代部屬互動與指導、團隊建構與組織文化落實等。