提升團隊績效與團隊合作要素之五 | 破除穀倉效應 | 聚焦成果

破除穀倉效應 | 聚焦成果

 

撰文◎康士藤管理顧問公司  楊恭茂

企業成立的目的在於其所設定的目標及願景,經營過程中持續招募好手加入,透過專業分工、有效協作來達成所期待的成果。然而,人無完美,如同武俠小說大家金庸先生在書裡提到:「有人的地方,就有江湖。」人容易因為一些自我保護、自私自利的行為導致企業難以創造成果。美國知名組織行為學者Patrick Lencioni博士在其暢銷著作「克服團隊領導的五大障礙」裡提到,當團隊裡的成員都把關注焦點置於自己或部門的私利時(例如能否升遷獲利、爭搶資源等),就會引發忽視團隊的整體目標與成果,無形中產生部門本位或是山頭主義。

團隊成果的隱形殺手:穀倉效應,以sony為例子

本位主義是許多企業運作過程中最常發生的痛點,明明大家就在同一間公司上班,你幫我、我幫你,不是很正常嗎?為何不易產生協作行為呢?在此不得不提一個名詞:「穀倉效應」(silo effect)。美國金融時報的主編Gillian Tet在2015年研究為何日本大廠SONY會逐年衰敗?她發現SONY的例子中,它在內部發生就是「穀倉效應」,導致3C產品領先地位拱手讓人。

所謂「穀倉」即美國農民在自己的農地裡蓋上一座座的倉庫,用以存放農作物及農具,穀倉之間都各自聳立與獨立。發生「穀倉效應」的企業,各部門就像獨立的小公司各行其是,部門之間不清楚彼此在做什麼,就像一座座高聳又封閉的「穀倉」,只專注於部門利益而非整體利益,各自為政,最終導致企業績效走下坡。穀倉效應就像病毒且擴散於無形,發生於諸多公司營運環節裡,導致內部要解決跨部門議題時,需耗費更多心力。

形成穀倉效應的因素:專業分工與部門本位主義

除了「股倉效應」,現代企業強調的專業分工原則,也是堆高「穀倉效應」的推力。哈佛商學院一項組織行為研究指出,企業之所以很難產生「團隊協作」的原因之一,係因為各個單位或個人太過於專業,或太專注於自身工作,導致忽略彼此之間的關聯性,少了這項關聯性,就難以產生跨單位協作。

筆者曾協助一家客戶,公司總經理描述一次內部的跨單位衝突。研發單位要開發新產品,採購了一批新材料,放置於工廠一處空間裡。不久後工廠因為訂單量增加,需要更大空間來置放物料,要求研發單位把先前放置的那批材料移出。這件事情就引起研發與工廠兩個單位間的不愉快!此項案例裡可以清楚看到,兩個單位都在努力做自己該做的事,目標當然是希望創造績效,卻形成兩個單位間的嫌隙。此即企業最常遭遇的本位主義,表面上各單位很努力創造績效,背後真正在乎的績效,是自己部門?還是公司?這才是真正關鍵。Lencioni博士即提到,當企業裡各單位各行其是時,將引發成員忽視團隊成果的負面效應。

良好的團隊協作來自持續聚焦企業想要的成果(Alignment)

相信許多讀者喜愛觀看美國NBA籃球賽,一場好看的籃球賽就是團隊協作的展現,場上的計分表只顯示時間、兩隊成績等資訊,沒有球員的各項數據。這代表任何一位球員的拼戰不是為了「刷數據」,最終目的都在於要爭取最後的勝利。筆者再舉另一項有趣的團隊合作實驗,一群幼稚園小朋友在實驗中勝過幾間有名的商學院團隊,像是美國的Stanford, UCLA、日本的東京帝大等!比賽項目是給參賽團隊若干義大利麵、膠帶、一顆棉花糖,決定輸贏的標準在於比賽時間內把棉花糖用義大利麵堆到最高。出乎意料的是,年紀最小的幼稚園團隊竟然勝出!沒有用什麼複雜策略的小朋友為何能夠贏得比賽?實驗裡即發現在商學院團隊裡,發生了心理學家所謂的「地位管理」(status management)效應,亦即成員不斷思考自己在團隊裡的定位是什麼:誰在掌控團隊、如果批評某個人的想法會不會引起衝突?團隊裡的規則是什麼?這些疑問與猶豫導致商學院學生的互動,表面上看起來流暢,實際上充斥著低效率、猶豫不決、甚至暗中較勁的行為。反觀幼稚園小朋友的行動表面上看起來毫無章法,但他們沒有想要爭奪在團隊裡的地位,大家都是肩並肩站著,精力充沛地一起做事。他們在發現問題、甚至看到夥伴有需要協助時,都願意立刻行動、豪不猶豫,並帶著實驗與冒險的精神不斷嘗試,讓他們可以更有效率地解決問題。

解決方法:掌握團隊協作的關鍵要素

上述的「地位管理」效應其實就是本位主義的心理現象,成員在意的是自己而非團隊。我們如何避免這樣的狀況而能更盡量聚焦團隊成果呢?從前述的棉花糖實驗裡,筆者整理出幾項團隊協作的關鍵要素:

1.         清晰的目標:例如希望贏得比賽、或設定具體想要達成的團隊成果,如公司營收成長、客戶數量成長、網站流量增加等。更重要的,成員做事情的目的不是為了個人或部門的好處或是利益,而是為了這個團隊目標。

2.         順暢的溝通:一個好的團隊溝通會非常直接,好就是好、錯就是錯、看到夥伴有錯會立刻提醒糾正,不用擔心影響人際關係。如果在溝通時會產生很多「內心戲」,亦即在說話和行動之前,想到的是別人會怎麼反應,而不是希望結果更好,團隊當然難以順暢溝通。

3.         明確的分工與主動出擊:團隊依據任務目標來進行專業分工,更重要的是在發生灰色地帶的事件時,好的團隊協作就是成員看到有什麼事需要做,就直接去做,並且即時回報狀況!而非先思考這件事應該誰做?這個問題應該誰負責?好的分工協作不應該發生團隊成員有被動甚至推卸責任的現象。

4.         迅速求援:若成員負責的區塊出狀況,好的團隊會立即求援,呼叫同伴幫忙,不會猶豫,也不會覺得丟臉、不好意思。如果出現問題成員還在擔心面子問題,擔憂被罵、被檢討、被處罰,甚至報喜不報憂,想得越多、問題就會越嚴重。

5.         全力投入:好的團隊協作目標只有一個,就是創造最好的成果,在這個目標之下所有人會豪不猶豫地全力以赴。如果成員在團隊裡會抱怨誰的工作多、誰的工作少,為什麼是我來做這些事,遑論全力以赴,光是要求成員做好該做的事情就很難了。

 

楊恭茂老師

楊恭茂(Eric老師曾於公務機關與民營企業任職,後從事體驗式培訓工作達10餘年,近年更頻繁往返兩岸為企業、政府機關協助團隊建立與領導力相關培訓。楊老師擅長以體驗式培訓帶領學員體會心態面、觀念面的衝擊,進而落實於行為面。授課風格幽默詼諧 卻又能兼具力量,於課程引導討論時,則透過有系統的結構式問句,帶領學員反思自身與團隊如何能更為精進,且能有效的將體驗式培訓所傳遞的態度與觀念,確實導引落地與實踐!